WordVolcano2012おわりのまとめ：会場と予算

イベントっていくらでできるものなんですか？

というところから知らなかった私。もっと言うと鹿児島でカンファレンスができそうな場所も知らなかったので、まず会場の情報を集めるところから始めました。
いくつかあった会場候補の中から、費用も安めで立地もよく、またおもしろい試みができそうなマルヤガーデンズさんにお願いすることに。

地方では会場の確保が難しい場合も

マルヤガーデンズさんにお願いしたのはWordVolcanoの半年前で、最初に希望していた7月15日（3連休の真ん中）が既に埋まっていたので7月14日にお願いしました。
地方の場合、カンファレンスに適した会場は限りがあります。また「どの会場がいい」という評判も大体決まっていますので、人気の会場は1年前から予約が入ることも珍しくないそうです。

ユナイトメントストア×WordPress

マルヤガーデンズさんは元・三越デパートの後にできた商業施設で、色々なイベントを気軽に開催させていただけるとてもステキな場所です。
場所柄、あまり勉強会的な雰囲気にはなりませんが、初心者の多い鹿児島では気軽に聞けて交流できるようなセッションが必要だと思いましたし、それにはマルヤガーデンズさんの雰囲気があっているようにも思いました。

商業施設なので人の出入りや運営の制限などもあったのですが、色々と臨機応変に対応いただきました。担当のIさん、本当にありがとうございました！

さて、予算の話に戻って…

最初はどの程度協賛をいただけるのかも分からなかったので、イベントの規模やノベルティも決められず、ものすごく混乱していました（笑）
とりあえず会場が確保でき、マルヤガーデンズさんの会場費や備品は10万円あれば賄えそうだという試算があったので、「最悪、自分たちでカバーできる範囲」ということで、まず10万円あればできるイベントを目指し、後はいただける協賛に応じてノベルティなどを考えて行こうということになりました。
予算が決まらないと何もできませんし、初めてのイベントにどれだけの協賛があるかは未知数でしたので、このあたりの話し合いは難しかったです。

結果的に沢山の御協賛をいただくことができたので、色んなグッズで会場を盛り上げる事ができました。御協賛くださった皆様、本当にありがとうございました！！