FLOWは鹿児島でWebや印刷物のディレクション・制作を行うフリーランスディレクターです。

WordVolcano2012おわりのまとめ:イベント運営の役割分担

こんなふうに分担したら良かったかもね、という反省

今回の反省点として、スタッフの役割分担ができていなかったという事があります。
当日はいくつか機能できていたとは思うのですが、準備段階では一体どんな役があってどう割り振ればいいのかも分からず、とりあえず全員で決めて、手を上げた人がやる、という時間のかかる方式になっていました。

改めて役割分担案

もし次回開催するとしたらこんな分担が必要かと思います、という案出し。

  • ミーティング係
  • 会場との折衝係
  • 設営(準備・撤収)係
  • 備品係
  • 会計係
  • 議事録係
  • デザイン係
  • 配布物・ノベルティ係
  • サイト管理係
  • 講師お願い係
  • 当日スタッフとりまとめ係

ざっと書きましたので抜けがあるとは思いますが。

ミーティング係
毎回のミーティングの時間や場所を決めて呼びかけをするのも結構な手間です。
コアメンバーが呼びかけをすることが多くなってしまうのですが、別に仕切ってくださる方がいるとありがたいなあと思いました。

会場との折衝係
開催まで、会場には何度も問い合わせをし、現場でのミーティングも行わせていただきました。(マルヤガーデンズさんのご厚意に感謝です!)
複数人でバラバラに質問をしてしまったり、設営では指揮系統が確立されておらずご迷惑もお掛けしてしまったので、会場との折衝は一人が責任をもって行ったほうが良いと感じました。

設営(準備・撤収)係
会場設営のプランニング、準備や撤収の仕切りをしてくださる方。会場の折衝と兼ねても良いと思いますが、現場ではあちこち見て回らないといけないので会場係と設営係で2人いると楽かもです。

備品係
備品はメンバーからの貸出提供品もあるので、管理が大変ですね。今回はやりませんでしたが、持ってきてもらったものを写真に取り、持ち主とのヒモ付をしておくのも必要だと思いました。

会計係
スポンサーさんへの対応、見積書・請求書の発行、入金確認、各経費のチェックと支払い、などなど色々あります。今回は私がこちらを担当しましたが、対応が遅くなってしまったりで申し訳ない部分もありました(スポンサーの皆様、どうもありがとうございました!)
※また、振込口座に関してはゆうちょ銀行でWordVolcanoの口座を開設しました。開設の際には会の趣旨や実行委員長と会計の住所氏名印鑑が必要でした。

議事録係
今回は議事録を取りまとめて、サイボウズLiveやfacebookのグループなどにアップしてもらいました。準備期間が長いと前の決定事項を忘れてしまったりするので、本当に議事録は大事ですね・・。

デザイン係
WordVolcanoのデザインはクラウドの@tanaka_tatsuyaさんが行なってくださいました。
DTPもWebも出来る方なので、サイトデザイン、ノベルティ、アジェンダ、幕と、すべて完璧に作ってくださるデザイナーさんの存在は本当に頼もしかったです!

配布物・ノベルティ係
配布物やノベルティに関してはオンデマンドスクエアさんに色々なアイデアをいただきました。特にウチワ!オリジナルの仕様はオンデマンドスクエアさんの提案です。ノベルティに詳しい方がいるのはとても助かります。
アジェンダとスポンサーさんの配布物を袋に入れ込む作業なども快く引き受けてくださり、いろいろな面でお世話になりました。

サイト管理係
サイト作成もですが、公開後も参加登録の締め切りやリレーブログの呼びかけなど、色々な作業があります。一人見ていてくださる方がいると安心です。

講師お願い係
セッションの内容を決めたり、講師をお願いするだけでなく、講師の方に紹介文のお願いをしたり、時間配分の連絡や、できれば当日の機器設定なども前もって伝えて置けると良いかと。

当日スタッフとりまとめ係
WordVolcano当日はボランティアスタッフとして沢山の方にお集まりいただきました。
せっかく集まっていただいた皆さんのためにも、きちんと指揮系統を作っておいて無駄なく動いていただけるようにできたらいいなと思いました。

・・・こういう役割出しもやってみないとわからないものですね。後から反省がいっぱいです。

WordVolcano

Flow • 2012年7月20日


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